Management assistant (m/v)

358
2018-01-14
Onbepaald
Secretariaat NMS

Functiebeschrijving

Ondersteunen van de directie van één van onze instituten, nl. het instituut Wetenschappen Nucleair Materiaal (NMS) m.b.t. algemene organisatorische en administratieve aspecten van het beheer van het instituut in al zijn aspecten, inclusief bijvoorbeeld het projectbeheer. Meer specifiek omvat dit:

  • ondersteunen van de instituutsdirecteur en zijn adjuncten:
    • beheren van de agenda en de dossiers van de rechtstreekse hiërarchie;
    • verzamelen van de nodige informatie ter ondersteuning van vergaderingen, opmaken van notulen en acties opvolgen;
    • samenstellen, afwerken, lay-outen en nakijken van rapporten en presentaties;
    • coördineren van het werk van de diverse secretariaten binnen het instituut en bewaren van het globale overzicht;
    • beheren en opvolgen van het klassement en archivering;
    • zelfstandig alle acties nemen die de persoonlijke tussenkomst van de hiërarchie niet vereisen.
  • ondersteunen van het instituut:
    • administratieve hulp bieden bij projecten en programma’s:
      • invoeren en reviseren van budgetten;
      • opmaken van rapporten m.b.t. projectopvolging en sleutelprestatie-indicatoren, conform de vigerende richtlijnen (o.a. omtrent Europese projecten);
    • instaan voor het beheer van verschillende elektronische tools en databanken;
    • op zelfstandige, efficiënte en vlotte wijze opvolgen en verzekeren van diverse administratieve formaliteiten;
    • ondersteuning bieden m.b.t. zendingen (reis, logement,…);
    • beheren van kantoormateriaal en vergaderzalen.
  • administratieve ondersteuning bieden in een internationale of nationale context:
    • verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van Europese projecten en associaties waarbij SCK•CEN betrokken is:
      • agenda-, kalender- en mailbeheer m.b.t. deze projecten;
      • EU-projectvergaderingen organiseren;
      • up-to-date houden van de website;
      • deliverables invoeren in de EU-portal;
      • opvolgen en beheren van dossiers en budgetten.
    • organiseren, plannen en assisteren van vergaderingen en evenementen;
    • instaan voor onthaal, telefoon en e-mail;
    • verzorgen en beheren van in- en uitgaande correspondentie in de beide landstalen en het Engels;
    • opmaken van offertes;
    • administratieve hulp bieden m.b.t. toegangsformaliteiten.

Vereiste kwalificaties

  • Diploma van Bachelor (hoger onderwijs van het korte type met volledig leerplan), bij voorkeur richting office management (management assistant);
  • basiskennis boekhouden en/of ervaring met projectopvolging vormen pluspunten;
  • interesse voor administratie, voor het opvolgen en behandelen van dossiers/projecten en voor het opvolgen van financiële aspecten;
  • teamgericht;
  • autonoom en proactief handelen, zelfstandig kunnen organiseren;
  • confidentieel met informatie kunnen omgaan;
  • flexibel, leergierig en prioriteiten kunnen inschatten;
  • goede communicatieve vaardigheden, zowel gesproken als geschreven;
  • zeer goede kennis van algemene informaticatoepassingen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), kennis van SAP vormt een pluspunt;
  • goede kennis van het Nederlands, het Frans en het Engels.

Gelieve ermee rekening te houden dat deze selectie zal plaatsvinden in de periode januari-februari 2018.


Contact

Indien u vragen heeft, contacteer

Verbruggen Véronique
+32 (0)14 33 25 79