Management assistant (m/v)

358
2018-01-14
Indéterminée
Secrétariat NMS

Description de la fonction

Appui à la direction d’un de nos instituts, à savoir l’institut Sciences des Matériaux nucléaires (NMS), pour tous les aspects organisationnels et administratifs généraux de la gestion de l’institut sous toutes ses formes, ce y compris la gestion de projets. Cette fonction comprend plus particulièrement:

  • l’appui au directeur d’institut et à ses adjoints:
    • la gestion du planning et des dossiers de la hiérarchie directe;
    • la collecte des informations nécessaires à l’organisation des réunions, la rédaction des procès-verbaux et le suivi des actions;
    • l’assemblage, la finition, la mise en page et la relecture de rapports et présentations;
    • la coordination du travail des différents secrétariats au sein de l’institut en gardant un œil sur l’aperçu général;
    • la gestion et le suivi du classement et de l’archivage;
    • entreprendre indépendamment toutes les actions nécessaires qui n’exigent pas d’intervention de la hiérarchie.
  • l’appui à l’institut:
    • offrir une aide administrative lors des projets et programmes:
      • exécution et révision de budgets;
      • rédaction de rapports liés au suivi de projets et aux indicateurs de prestation clé, conformément aux directives en rigueur (entre autres pour les projets européens);
    • se porter garant(e) de la gestion des différents outils et bases de données électroniques;
    • suivre de manière indépendante, efficace et fluide les différentes formalités administratives et assurer leur bon déroulement;
    • offrir son soutien pour les missions (voyage, logement,…);
    • gérer le matériel de bureau et les salles de conférence.
  • offrir un appui administratif dans un contexte national ou international:
    • être responsable de l’appui administratif aux projets et associations européens dans lesquels le SCK•CEN est impliqué:
      • gestion de l’ordre du jour, du calendrier et des e-mails concernant ces projets;
      • organiser les réunions de projets de l’UE;
      • mettre à jour le site internet;
      • importer les produits livrables (deliverables) sur le portail UE;
      • suivre et gérer les dossiers et budgets.
    • organiser, planifier les réunions et événements et y apporter son aide;
    • se porter garant(e) de l’accueil, du téléphone et des e-mails;
    • s’occuper de la correspondance entrante et sortante dans les deux langues du pays ainsi qu’en anglais;
    • rédiger les offres;
    • offrir un appui administratif quant aux formalités d’accès.

Qualifications requises

  • Diplôme de bachelier (enseignement supérieur du type court et de plein exercice), de préférence en administration de bureau (assistant(e) de gestion);
  • des notions de comptabilité et/ou une expérience dans le suivi de projets constituent des atouts;
  • intérêt pour l’administration, le suivi et le traitement de dossiers/projets et pour le suivi des aspects financiers;
  • esprit d’équipe;
  • être autonome et proactif, s’organiser de manière indépendante;
  • être capable de gérer des informations confidentielles;
  • être flexible, avoir envie d’apprendre et s’avoir fixer des priorités;
  • bonnes compétences en communication, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit;
  • très bonne connaissance des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), une connaissance de SAP est un atout;
  • bonne connaissance du français, du néerlandais et de l’anglais.

Veuillez tenir compte du fait que la sélection aura lieu pendant les mois de janvier et février 2018.


Contact

Pour toute question, veuillez contacter

Verbruggen Véronique
+32 (0)14 33 25 79